De beveiliger komt voor de afsluiting, maar boven werkt nog iemand door. Of de schoonmaak gebruikt een andere uitgang dan in de instructie staat. Zulke afwijkingen maken duidelijk waarom een sluitprocedure meer is dan een lijst deuren. De overdracht tussen gebruikers van het pand en de verantwoordelijke voor afsluiten moet kloppen.
Begin met één eigenaar per moment
Benoem wie het openen en afsluiten uitvoert en wie daar namens uw organisatie over beslist. Maak ook duidelijk wat op vrijdagavond, in het weekend of bij een bijzondere bijeenkomst anders gaat. De KVK noemt afspraken over de verantwoordelijkheid voor openen en afsluiten als onderdeel van de organisatorische beveiliging.
Werken meerdere huurders, afdelingen of leveranciers in hetzelfde gebouw? Beschrijf dan wie het gezamenlijke deel overdraagt. De verantwoordelijkheid voor één kantoorruimte is niet automatisch dezelfde als die voor de hoofdingang of het gehele terrein.
Maak afwijkende aanwezigheid zichtbaar
Zorg dat langer doorwerken, een avondbezoek of onderhoud tijdig wordt doorgegeven. Leg vast wie een wijziging bevestigt en hoe die bij de uitvoerder terechtkomt. Een collega die alleen aan een andere collega vertelt dat hij blijft, heeft de verantwoordelijke voor afsluiten mogelijk nog niet bereikt.
Algemeen voorbeeld: de laatste vergadering duurt langer dan verwacht. De aangewezen contactpersoon bevestigt het gewijzigde eindmoment en de afsluitverantwoordelijke. Ook wordt vastgelegd hoe wordt gemeld dat de laatste deelnemers vertrokken zijn. Dit voorkomt dat twee partijen allebei aannemen dat de ander de afronding verzorgt.
Beschrijf de ronde vanuit uw locatie
Een werkinstructie moet herkenbare ruimtes, controlepunten en uitzonderingen bevatten. Laat de gebouwbeheerder aangeven welke handelingen gewenst zijn en welke alleen door een bevoegde medewerker mogen worden uitgevoerd. Een algemene checklist op internet kan de voorbereiding ondersteunen, maar kent uw installaties en bedrijfsprocessen niet.
Neem daarom ook op wat de uitvoerder doet als een controlepunt afwijkt. Wie wordt gebeld bij een deur die niet sluit? Wie beslist over een ruimte die nog in gebruik is? Verwijs naar de afgesproken meldroute en voorkom dat medewerkers ter plekke eigen technische oplossingen moeten bedenken.
Laat de afronding terugkomen in de overdracht
Een bruikbare terugkoppeling laat zien wanneer de afgesproken werkzaamheden zijn afgerond, welke afwijkingen zijn gevonden en wie is geïnformeerd. Voor een openstaand punt hoort een vervolgstap vast te staan. De volgende dienst of gebouwbeheerder moet kunnen zien wat nog aandacht vraagt.
- Wie opent en sluit volgens de actuele planning?
- Welke gebruikers zijn na de normale openingstijd aanwezig?
- Welke controlepunten en uitzonderingen gelden vandaag?
- Wie beslist bij een blokkade of afwijking?
- Hoe wordt afronding bevestigd en aan wie?
- Wie pakt openstaande punten vóór de volgende opening op?
Stem de ronde af op de overige beveiliging
Een sluitronde en alarmopvolging zijn verschillende afspraken. Controleer daarom welke partij na het afsluiten een melding ontvangt en welke vervolgactie is afgesproken. Bespreek de openingstijden, gebruikers en gewenste taken wanneer u bedrijfspandbeveiliging laat uitwerken. Voeg bij een offerteaanvraag ook de afwijkende avonden en weekenden toe.
Veelgestelde vragen over dit onderwerp.
Wat als een medewerker langer wil doorwerken?
Laat dit via de afgesproken contactpersoon doorgeven. Die bevestigt wie daarna de verantwoordelijkheid voor afsluiten heeft en welke gewijzigde tijd en instructie gelden. Een mondelinge afspraak in de gang is daarvoor onvoldoende duidelijk.
Wat is het verschil tussen een sluitronde en een continu bezette post?
Een sluitronde is een afgesproken controlemoment met bepaalde taken. Een continu bezette post betekent aanwezigheid gedurende de afgesproken periode. Leg apart vast hoe een melding buiten het controlemoment wordt opgevolgd.